POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MS LEGAL S.A.S., empresa identificada con NIT 900.596.632-7, domiciliada en la Carrera 19A No. 84 – 29, Of. 705 de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante “MS LEGAL”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, informa que es Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recolecta y para ello cuenta con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Los mecanismos a través de los cuales MS LEGAL realiza el tratamiento de los datos personales son seguros y confidenciales, siendo idóneos para asegurar que se impida el acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceras personas.

1. Alcance

Este documento tiene como objeto informar en general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus datos personales a MS LEGAL sobre la Política de Tratamiento de los datos personales, la cual es aplicable a todas las Bases de Datos y datos personales en ellas contenidos, de cuyo Tratamiento ostente la calidad de Responsable, conforme a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y demás normatividad que la reglamente, adicione, modifique o complemente.

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tienen los siguientes significados, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo:

  • Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
  • Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por MS LEGAL dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales que le es aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no poder poner a disposición del público dicha política;

  • Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, ya sea de forma física o digital;
  • Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

MS LEGAL, en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de datos personales dentro de los que se encuentran los propios de sus funcionarios, proveedores, clientes y terceros en general, a los cuales les resulta aplicable las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, y en consecuencia la presente política;

  • Dato personal público. Dato que no es semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

  • Dato personal privado. Es el dato que es solo relevante para su Titular.
  • Dato personal semiprivado. Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al Titular y a un cierto sector o grupo de personas.
  • Dato personal sensible. Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual; y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento;
  • Responsable del tratamiento. Persona   natural   o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/ o el tratamiento de los datos personales;
  • Titular de la información. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento;
  • Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
  • Transferencia. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del tratamiento de dicha información;
  • Transmisión. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

3. Tratamiento de la información personal

Esta política es aplicable respecto de los datos personales que los Titulares o terceros autorizados para el efecto entregan a MS LEGAL, por cualquier medio (verbal, página web, mensaje de datos o en físico), y para aquellos que, a través de cualquier medio licito, sean recaudados por MS LEGAL sin requerir de una autorización previa para su tratamiento.

  1. Tratamiento de datos públicos

Es posible que MS LEGAL realice el tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin previa autorización de los Titulares, recopilados éstos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

En esta situación MS LEGAL adopta las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios. 

  • Tratamiento de información personal de funcionarios

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se realiza el proceso de selección y posteriormente se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los funcionarios de MS LEGAL.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o recopilada mediante fuentes públicas o privadas, estas últimas consultadas previa autorización del Titular.

En todo caso, la información personal de funcionarios es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

  • Tratamiento de información personal de proveedores y contratistas

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a MS LEGAL.

Esta información es entregada directamente por el representante legal del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada conforme la presente Política, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

  • Tratamiento de información personal de clientes

A través de los diferentes canales de comunicación, contratos o documentos dispuestos para el efecto, MS LEGAL puede llegar a recolectar, almacenar y en general realizar el tratamiento de los datos personales de quienes solicitan y contratan los servicios de MS LEGAL, entregados éstos directamente por los Titulares de la información.

En todo caso, la información personal de solicitantes de servicios o clientes, es tratada para la prestación de los servicios por parte de MS LEGAL, conforme a la presente Política, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

  • Tratamiento de información personal sensible

En desarrollo de sus actividades MS LEGAL no recolecta, almacena o trata datos que se puedan considerar sensibles y que no resulten adecuados para sus labores comerciales.

Sin embargo, en caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de sus actividades o la prestación de sus servicios, MS LEGAL solicita a los Titulares su autorización expresa, previa e informada, la cual se obtiene siempre de manera libre y voluntaria.

Las respuestas a las preguntas que sean efectuadas a los Titulares en torno a información sensible serán facultativas y en este caso se informará previamente al Titular que información sensible se está capturando y el objeto de su tratamiento por parte de MS LEGAL.

  • Tratamiento de información personal de niños, niñas y adolescentes

MS LEGAL no captura o trata datos de menores de edad. Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento de las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, se brindarán las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho a la libertad de expresión, libre desarrollo de la personalidad y a la información.

En ese sentido, en caso de que se deba obtener una información que verse sobre niños y niñas o menores de edad, ésta será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y MS LEGAL se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

  • Tratamiento de información personal de usuarios de la página web

Es posible que a través de su página web MS LEGAL recolecte, almacene y en general realice el tratamiento de los datos personales de quienes acceden a esta herramienta digital y suministren su información personal a través de las herramientas de “Contáctenos” o “Chat Box” habilitadas en la página web.  

Esta información es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

4. Terceros y la información personal

  1. Encargados del tratamiento de la información

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, MS LEGAL, para la adecuada prestación de sus servicios, en ocasiones acude a personas naturales o jurídicas para que, a través de su colaboración o servicios, se puedan realizar óptimamente todas sus labores.

Eventualmente, esto implica la necesidad de que esos terceros tengan acceso a determinada información personal almacenada en las bases de datos de MS LEGAL, caso en el cual se vela porque:

  • Toda información que se entregue a un tercero este precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos, similares a las establecidas por MS LEGAL en sus procesos internos.
  • La información sólo sea utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en las autorizaciones otorgadas por los Titulares y en esta Política.
  • Sólo se comparta la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de las funciones del tercero encomendadas por MS LEGAL.
  • La información compartida con un tercero sea devuelta por éste a MS LEGAL o destruida de forma segura en caso de no ser posible la devolución, una vez el tercero haya desarrollado las labores encargadas.

b.  Información personal proveniente de terceros

MS LEGAL en desarrollo de alianzas comerciales y/o durante la prestación de sus servicios, puede recibir información personal recopilada de forma independiente por sus aliados, clientes u proveedores, quienes actúan como Responsables del Tratamiento.

En estos casos, la actuación de MS LEGAL se basa en el convencimiento de que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para utilizar la información con las finalidades para la cuales es entregada a MS LEGAL.

c. Información personal de referencias

La recepción de la información personal de terceras personas entregada por los clientes, solicitantes de servicios, proveedores o funcionarios de MS LEGAL debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los Titulares de la información.

De esta manera, MS LEGAL entiende que quien realiza la entrega de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de personas que sirven de referencia personal, laboral o comercial, cuenta con todas las autorizaciones pertinentes para su tratamiento por parte de MS LEGAL.

5. Finalidades del tratamiento de la información personal

MS LEGAL realiza el tratamiento de la información personal en desarrollo de las actividades que comprenden su objeto social, actuando siempre de acuerdo a la presente Política y a lo dispuesto en las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.

La información personal será tratada por MS LEGAL de acuerdo con las siguientes finalidades:

  1. Información personal de funcionarios
  • Adelantar procesos de selección;
  • Verificar datos de estudio, experiencia laboral, referencias laborales y personales mediante fuentes públicas y/o privadas;
  • Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de seguridad y exámenes médicos;
  • Realizar todas las actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales;
  • Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya lugar;
  • Cumplimiento de obligaciones legales en materia de afiliaciones al sistema de seguridad social y archivo de información.
  • Información personal de proveedores
  • Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de proveedores;
  • Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial;
  • Verificar la información suministrada por los proveedores, potenciales y/o contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o públicas, y demás listas que se considere pertinente para comprobar su idoneidad;
  • Ejecutar y/o dar cumplimiento a obligaciones contractuales.
  • Cumplimiento de obligaciones legales en materia contable y de archivo de información.
  • Información personal de clientes y solicitantes de servicios
  • Enviar comunicaciones con información considerada de interés sobre temas legales de actualidad y servicios o productos de MS LEGAL, a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS/MMS), herramientas de conversación instantánea, comunicación telefónica y/o por cualquier otro medio de contacto conocido o que llegue a desarrollarse en un futuro;
  • Dar trámite a las solicitudes de servicios;
  • Ejecutar y/o dar cumplimiento a obligaciones contractuales;
  • Procesar la información con el fin de realizar actividades de prospección, segmentación y conocimiento del mercado.
  • Compartir la información con aliados y/o proveedores para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y/o contractuales.
  • Compartir la información con aliados y/o proveedores con el fin de gestionar las comunicaciones informadas en este mismo aparte.
  • Cumplimiento de obligaciones legales en materia contable y de archivo de información.
  • Información personal de usuarios de la página web
  • Registrar y dar trámite a lo solicitado mediante las herramientas de contacto de la página web.
  • Realizar gestión de conocimiento y actualización de datos.
  • Enviar comunicaciones con información considerada de interés sobre temas legales de actualidad y servicios o productos de MS LEGAL, a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS/MMS), herramientas de conversación instantánea, comunicación telefónica y/o por cualquier otro medio de contacto conocido o que llegue a desarrollarse en un futuro.
  • Finalidades comunes a todos los Titulares de la información
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de suministrar información a las autoridades y entidades que así lo requieran en ejercicio de sus funciones;
  • Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos formulados por los Titulares de la información;
  • Conservar la información para fines de control, estadísticos e históricos, y/o para cumplir con las obligaciones legales en lo que a conservación de información y archivos se refiere;

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí indicados. En todo caso, MS LEGAL informará las finalidades especificas al Titular, de forma previa, expresa e informada al tratamiento de la información personal por parte de la entidad y la respectiva autorización por parte del titular.

6. Derechos de los Titulares de la información y su ejercicio

Por disposición del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante MS LEGAL. Este derecho se podrá ejercer respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, entre otros;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a MS LEGAL, salvo que este requisito se encuentre plenamente exceptuado para realizar tratamiento de la información personal;
  • Ser informado por MS LEGAL, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, siempre que previamente se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MS LEGAL;  
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando así lo desee libremente, siempre y cuando no exista una relación contractual vigente con MS LEGAL;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes, siempre y cuando estos hayan sido objeto de tratamiento por parte de MS LEGAL;
  • Los demás derechos necesarios para garantizar su derecho fundamental al habeas data.

Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá contactarse con MS LEGAL a través de comunicación escrita dirigida a la Carrera 19a No. 84 – 29, Oficina 703 en la ciudad de Bogotá D.C. o al correo electrónico protecciondedatos@mscol.co.

La comunicación referida deberá contener todos los datos del peticionario que sean necesarios para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.

Es de anotar que la solicitud de eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo, podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, de atención de peticiones, quejas o reclamos presentados por el Titular o requerimiento de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.

7. Atención de peticiones, consultas y reclamos

MS LEGAL a través de su dirección legal atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del Titular de la información, relacionadas con los derechos que le asiste.

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, bajo el entendido de que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

Ante MS LEGAL el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la entidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificaciones y acompañando los documentos que se pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por MS LEGAL, sin que el solicitante presente la información solicitada, en caso de reclamos incompletos, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de MS LEGAL una leyenda que diga “reclamo en trámite”, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.

En el evento en que MS LEGAL no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En todo caso, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Obligaciones de MS LEGAL como Responsable del Tratamiento

MS LEGAL, como Responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y/o en otras normas que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos de ley;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección y tratamiento de datos personales.

9. Modificaciones a la Política de Tratamiento de Datos Personales

MS LEGAL se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento y de manera unilateral. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a MS LEGAL el retiro de su información a través del medio indicado en esta Política, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con MS LEGAL.

10.   Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de MS LEGAL, o relacionada con la presente Política, estará sujeta a las normas de protección de datos personales establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier petición, reclamación, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Entrada en vigencia: marzo de 2014
Fecha de publicación: mayo de 2020