¿Las personas deben permitir que las incluyan en grupos de WhatsApp en su trabajo?

La creación de grupos de WhatsApp para la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), se encuentra amparada dentro del ámbito de las relaciones laborales en atención a la ejecución del contrato de trabajo y/o convenios colectivos, aunque no se cuente con el consentimiento expreso de los empleados.

En decisión reciente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha señalado que no es necesario obtener el consentimiento expreso de los trabajadores para incluirlos en un grupo de WhatsApp, siempre que se respeten ciertas condiciones y salvaguardias para garantizar la protección de datos personales.

En qué consistió la decisión sobre grupos de WhatsApp:

En concreto, la decisión se refiere al caso de una empresa que había creado un grupo de WhatsApp para sus trabajadores y que incluía a todos los empleados de la empresa. La AEPD concluyó que, en este caso, la inclusión de los trabajadores en el grupo no requería el consentimiento expreso de cada uno de ellos, siempre y cuando se cumplieran las siguientes condiciones:

• Los trabajadores fueran informados previamente sobre la creación del grupo y su finalidad, pudiendo usar como medio el contrato de trabajo.
• El acceso al grupo este limitado a los trabajadores de la empresa y no se permita la entrada de personas ajenas a la organización.
• Se adopten medidas para proteger la privacidad de los trabajadores, como la configuración de privacidad de WhatsApp para limitar el acceso de los demás participantes del grupo a la información personal de los trabajadores.
• Se respete el derecho de los trabajadores a abandonar el grupo en cualquier momento, sin que ello tuviera consecuencias negativas para los mismos.

En resumen, aunque la AEPD indica que es posible utilizar WhatsApp en el entorno laboral, es importante cumplir ciertas condiciones y respetar los derechos de los trabajadores en materia de protección de datos personales. 

En todo caso, cada empresa debe evaluar cuidadosamente si el uso de esta aplicación es apropiado para sus necesidades y, en caso afirmativo, establecer medidas adecuadas para proteger la privacidad de los trabajadores.

Por último, no olvidemos que para el caso Colombiano la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha tomado decisiones administrativas frente al incumplimiento de WhatsApp a las  exigencias de nuestra legislación, información que podrá ampliar en anterior columna, que podrá consultar en https://mslegal.com.co/la-sic-ordeno-a-whatsapp-cumplir-con-normas-de-datos-personales/.