POLÍTICA DE PRIVACIDAD

MS LEGAL S.A.S., identificada con NIT. 900.596.632-7, reconociendo la importancia que otorga a la protección de los datos personales de proteger los datos personales de sus socios, empleados, clientes, proveedores, aliados, y en general todos los titulares de la información, adopta la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad vigente que regula el tratamiento de la información contenida en las bases de datos de la entidad.

Objeto

En su calidad de responsable del tratamiento de la información personal, a través de la presente política, MS LEGAL busca poner en conocimiento público, las directrices generales definidas para la protección y el tratamiento de los datos personales, desde su obtención, hasta su almacenamiento o destrucción.

Definiciones

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público.

e. Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular.

f. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

g.Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

h.Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

i.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

j.Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

k.Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

Tratamiento de la información personal

MS LEGAL actúa con relación a la protección de datos personales en Colombia bajo el marco de la legislación vigente en la materia, con el compromiso del tratamiento y uso responsable de los datos personales a los que tiene acceso durante el desarrollo de todas las actividades relacionadas con su objeto social empresa.

Los datos que MS LEGAL recolecta, almacena, y de cualquier otra forma trata, son administrados por el personal de MS LEGAL de manera confidencial, y son utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución Política, la Ley y la presente política, bajo el entendido que la prestación de los servicios de la entidad se dirigen principalmente a la atención de procesos y consultorías de carácter legal a personas jurídicas de carácter público o privado, de manera que el eventual tratamiento de información de personas naturales se realiza en razón a su pertenencia a organizaciones clientes actuales o potenciales.

Finalidades del tratamiento de la información en calidad de responsable

La información personal recopilada, y objeto de tratamiento por parte de MS LEGAL será almacenada en las bases de datos de la empresa y solo será tratada para las siguientes finalidades:

Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

En general, MS LEGAL no realiza ningún tipo de tratamiento de datos de menores de edad ni datos sensibles en desarrollo de sus actividades, sin embargo, en caso de realizar el tratamiento de datos de este tipo, lo realizará única y exclusivamente con autorización previa y expresa del titular o sus representantes legales.

Autorización

Para el tratamiento de la información personal, MS LEGAL en su calidad de responsable del tratamiento establece que, en caso de tratar información de personas naturales con las cuales se busque tener un contacto personal que no involucre su actividad como funcionario o representantes de personas jurídicas públicas o privadas, en cumplimiento de la ley, obtendrá autorización expresa e informada por parte del titular, obtenida por cualquier medio verificable, en el momento de la recolección de los datos o, a más tardar, durante el primer contacto con el titular de la información informando los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Derechos de los titulares de la información y su ejercicio

Toda persona natural tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MS LEGAL. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MS LEGAL salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o no sea requerida por actuar en condición de ser representante de una persona jurídica, o en su calidad de comerciante en relación con los actos propios de sus labores cotidianas,. c) Ser informado por MS LEGAL, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información MS LEGAL ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. La posibilidad establecida en el presente numeral no será otorgada en el caso en que los datos personales deban ser tratados por MS LEGAL en desarrollo de una relación legal o contractual o que actúe en condición de ser representante de una persona jurídica, o en su calidad de comerciante en relación con los actos propios de sus labores cotidianas, f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

 

Es de reiterar que en caso de que la información este siendo objeto de tratamiento por parte de MS LEGAL, en razón de existir una relación de tipo legal o contractual entre el titular de los datos y la empresa, el derecho a solicitar la supresión se verá limitado.

Para el ejercicio de los derechos aquí establecidos los titulares de la información podrán contactarse con MS LEGAL en el correo electrónico protecciondedatos@mscol.co, y las solicitudes serán atendidas de acuerdo con los tiempos establecidos para el efecto en las leyes de protección de datos vigentes en el momento, y podrán se ejercidos por:

El Titular de los datos, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición para tal fin.

El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.

El causahabiente que demuestre su competencia, en caso de falta o muerte del titular.

Las personas facultadas para representar derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Deberes en calidad de responsable del tratamiento de la información

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios MS LEGAL en su calidad de responsable de los datos personales, según la base de datos de la que se trate deberá:

Atención de peticiones, consultas y reclamos

MS LEGAL, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de manera presencial en sus instalaciones o a través del correo protecciondedatos@mscol.co.

Peticiones y Consultas

De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 cuando El Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.

Quejas y Reclamos

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MS LEGAL, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de MS LEGAL tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos o históricos de la información almacenada en las mismas, con un plazo máximo de 30 años. Como consecuencia, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, MS LEGAL procederá a su supresión.

No obstante, lo anterior, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

Modificaciones a la política

MS LEGAL se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento.

Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días calendario de antelación a su entrada en vigencia. En caso de cambios referidos a la finalidad del tratamiento se requerirá una nueva autorización por parte de los titulares de la información de las maneras establecidas legalmente para el efecto.

Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Este documento ha sido revisado y su entrada vigencia será a partir del octubre 1 de 2013.